АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июня 2023 г. в„– 725

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

В целях совершенствования организации работы с документами в администрации городского округа город Воронеж и обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в ее структурных подразделениях администрация городского округа город Воронеж постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж.
2. Признать утратившими силу:
- постановление администрации городского округа город Воронеж от 13.01.2017 в„– 12 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж";
- постановление администрации городского округа город Воронеж от 19.06.2018 в„– 366 "О внесении изменений в постановление администрации городского округа город Воронеж от 13.01.2017 в„– 12";
- постановление администрации городского округа город Воронеж от 21.02.2019 в„– 141 "О внесении изменений в постановление администрации городского округа город Воронеж от 13.01.2017 в„– 12".
3. Первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж ознакомить работников с настоящим постановлением и предоставить информацию об ознакомлении в управление по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж в течение 15 рабочих дней после принятия настоящего постановления.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А.

Глава городского
округа город Воронеж
В.Ю.КСТЕНИН





Утверждена
постановлением
администрации городского
округа город Воронеж
от 15.06.2023 в„– 725

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОД ВОРОНЕЖ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и областными законами, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 в„– 71, Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 в„– 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Регламентом администрации городского округа город Воронеж, утвержденным постановлением администрации городского округа город Воронеж от 09.09.2015 в„– 703 "О Регламенте администрации городского округа город Воронеж", иными нормативными правовыми актами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в администрации городского округа город Воронеж (далее - администрация).
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации и ее структурных подразделениях, в том числе в управах районов городского округа.
Делопроизводство в администрации организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства, за исключением документов, ведение которых на бумажном носителе предусмотрено правовыми актами администрации, должностных лиц администрации.
Программное и организационно-техническое обеспечение СЭД в процессе ее эксплуатации обеспечивает управление делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж (далее - управление делами, учета и отчетности), которое выполняет функции оператора СЭД.
1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации установлен постановлением администрации городского округа город Воронеж от 11.04.2022 в„– 318 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации городского округа город Воронеж".
Работа с документами, содержащими персональные данные, в администрации осуществляется с учетом требований законодательства в отношении обработки персональных данных.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет управление по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж (далее - управление по работе с обращениями граждан и документооборота).
1.5. Руководители и сотрудники структурных подразделений администрации, приемных первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации ограниченного доступа.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований к работе с документами в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений администрации своим приказом определяют (назначают) ответственных за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, работу с документами, в том числе в СЭД, контроль соблюдения сроков и оформления документов (далее - ответственные за ведение делопроизводства).
Все сотрудники администрации и ее структурных подразделений в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией под подпись.
При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений администрации (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), а также при их увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за ведение делопроизводства.
Об утрате служебных документов на бумажном носителе и машинных носителей информации (оптический диск, флеш-накопитель, накопитель на жестких магнитных дисках, твердотельный накопитель и другие) немедленно информируется руководитель структурного подразделения администрации.
1.7. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников администрации и ее структурных подразделений.
Подготовка проекта постановления о внесении изменений в настоящую Инструкцию осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и документооборота на основании письменных предложений структурных подразделений администрации.
В структурных подразделениях администрации допускается организовывать и вести делопроизводство на основе нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.
1.8. Основные понятия:
Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Виза - реквизит, фиксирующий согласие (несогласие) должностного лица с содержанием документа.
Размещение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в СЭД.
Должностное лицо администрации - глава городского округа город Воронеж (далее - глава городского округа), первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации (в том числе руководители управ районов городского округа).
Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, использование и оперативное хранение документов.
Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документальный фонд администрации - совокупность документов, образующихся в связи с деятельностью главы городского округа и администрации.
Документооборот - движение документов в администрации и ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.
Доступ к документу - возможность и условия получения и использования документа.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в установленном порядке проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Исполнитель - работник структурного подразделения администрации, ответственный за создание проекта документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководителю структурного подразделения администрации, должностным лицам администрации.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов.
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.
Номенклатура дел администрации - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию, структурные подразделения администрации или созданных ими за определенный период.
Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении администрации до их передачи в архивный фонд администрации или уничтожения.
Опись дел - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в структурных подразделениях администрации и подлежащих передаче на архивное хранение.
Ответственный за ведение делопроизводства - работник структурного подразделения администрации, ответственный за ведение делопроизводства, за работу с документами, в том числе в СЭД, контроль исполнения сроков и качества оформления документов.
Ответственный исполнитель - лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова "свод", "созыв" или "отв."; в СЭД обозначается символом "!"). Иные исполнители являются соисполнителями поручения. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.
Пакетная рассылка документов - документы за подписью должностного лица администрации с одинаковым содержанием (информационное письмо, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-предложение о сотрудничестве и пр.), направляемые в несколько адресов (по списку рассылки).
Первичная обработка документа (экспедиционная обработка документа) - обработка документа (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в администрацию или ее структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документа - изучение документа, поступившего в администрацию, для направления должностному лицу администрации в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации (далее - распределение обязанностей) либо непосредственно в структурные подразделения администрации.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Регистрационная карточка - форма базы данных, посредством которой пользователь вносит и просматривает значения полей и вложений (файлы) электронного документа в СЭД.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица администрации по исполнению документа.
Реквизит документа - элемент оформления документа.
Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
СЭД - система электронного документооборота, используемая для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации и ее структурных подразделениях.
Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию.
Электронный документооборот - движение документов в СЭД с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

II. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы главы городского округа оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Бланки документов (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных шаблонов бланков.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: продольный (приложение в„– 1 к настоящей Инструкции) и угловой (приложение в„– 2 к настоящей Инструкции).
2.1.2. Проектирование форм бланков главы городского округа, администрации, постановлений и распоряжений администрации осуществляется управлением делами, учета и отчетности. Макеты форм бланков главы городского округа и администрации согласовываются с управлением по работе с обращениями граждан и документооборота. Макеты форм бланков постановлений и распоряжений администрации согласовываются с отделом регистрации правовых актов администрации городского округа город Воронеж (далее - отдел регистрации правовых актов).
2.1.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков главы городского округа, администрации, постановлений и распоряжений администрации осуществляется по разрешению (поручению) главы городского округа.
2.1.4. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации.
2.1.5. Бланки писем должностных лиц администрации, структурных подразделений администрации изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения администрации, должностного лица располагается под текстом "Администрация городского округа город Воронеж", печатается шрифтом того же размера либо на 2 пункта меньше.
2.1.6. Руководители структурных подразделений администрации самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение бланков структурных подразделений администрации.
2.1.7. Запрещается тиражирование бланков главы городского округа, администрации, постановлений и распоряжений администрации на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.
2.1.8. На оборотной стороне бланков главы городского округа, администрации при изготовлении полиграфическим предприятием по центру проставляются учетные порядковые номера.
2.1.9. Бланки главы городского округа, администрации выдаются управлением делами, учета и отчетности.
Учет поступления и выдачи бланков главы городского округа, администрации ведется управлением делами, учета и отчетности, а также ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в журнале учета выдачи бланков главы городского округа, администрации по форме согласно приложению в„– 3 к настоящей Инструкции.
2.1.10. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков главы городского округа, администрации осуществляется по акту по форме согласно приложению в„– 4 к настоящей Инструкции.
2.1.11. Контроль за использованием и хранением бланков главы городского округа, администрации возлагается на управление делами, учета и отчетности и руководителей структурных подразделений.
2.1.12. Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие структурные подразделения, организации и частным лицам.
2.1.13. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должны быть равны.
Документы за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации оформляются только на лицевой стороне листа.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Страницы приложений нумеруются отдельно от страниц документа.
2.1.14. Для создания документов в администрации и ее структурных подразделениях используются свободно распространяемые бесплатные шрифты. Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman либо шрифт, являющийся его отечественным метрическим аналогом.
Для оформления документа используется шрифт размером в„– 14, для оформления таблиц - размером в„– 11 - 12. Допускается использование шрифтов размером в„– 9 - 10 для оформления таблиц большого размера.
Абзацный отступ - 12,5 мм.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.